2.5M SEK/år sparade – hur en AI-agent ersatte manuell orderhantering
Ljusgårda (Supernormal Greens) gick från 6 heltidssäljare till 1 koordinator + AI-agent som automatiserar orderflödet till över 200 ICA-butiker.
Sammanfattning för beslutsfattare
- 5-6 heltidsanställda säljare tillbringade dagarna med att manuellt ta emot telefonbeställningar från 200+ ICA-butiker
- Processen var kostsam, tidskrävande och skapade flaskhalsar som begränsade tillväxt
- Alice Labs byggde en AI-agent som automatiserar hela orderflödet via SMS – från beställning till betalning
- Implementering på 6 veckor med minimal störning i verksamheten
- Resultat: 83% kostnadsreduktion, 2.5M SEK/år i besparingar, 70-80% av ordersamtalen automatiserade
Utgångsläge
Ljusgårda producerar kvalitetsodlade grönsaker som säljs till dagligvarubutiker över hela Sverige. Före AI-implementeringen hade företaget 5-6 heltidsanställda säljare som tillbringade större delen av sina dagar med att manuellt ringa och ta emot beställningar från över 200 ICA-butiker. Processen var ineffektiv, dyr och skapade betydande begränsningar för skalbarhet.
Manuella telefonsamtal till 200+ butiker varje vecka. Höga personalkostnader och tidskrävande administration.
Ingen automatisering av orderflödet. Beställningar dokumenterades manuellt och synkroniserades inte i realtid.
Säljteamets tid gick åt till operationella uppgifter istället för strategisk försäljning och kundrelationer.
Varför Alice Labs
- Erfarenhet av AI-implementation i livsmedels- och dagligvarubranschen
- Fokus på snabb time-to-value: produktion på 6 veckor, inte 6 månader
- Lösning som integrerar med befintliga system utan att störa verksamheten
- Transparent process med tydliga KPI:er och ROI-beräkning från dag ett
Vad vi byggde
Vi byggde en AI-agent för SMS-baserad orderhantering som automatiserar hela orderprocessen. Agenten kontaktar butiker proaktivt baserat på historiska ordermönster, hanterar beställningar via SMS, och synkroniserar allt i realtid med lagersystem och fakturering. En koordinator hanterar undantag och specialfall medan AI-agenten sköter majoriteten av orderflödet.
Kvalitet & säkerhet
- Mänsklig översyn för alla orders över specificerat värde
- Automatisk eskalering vid avvikande beställningsmönster
- Dubbelkontroll mot lagerstatus innan orderbekräftelse
- Fallback till manuell hantering vid tekniska störningar
- Fullständig loggning för spårbarhet och kvalitetskontroll
Resultat
83% kostnadsreduktion • 2.5M SEK/år i besparingar • 70-80% av orderflödet helt automatiserat
"Vi bestämde oss tidigt för att använda den nya AI-tekniken och behövde en partner som kunde undersöka möjligheter, föreslå lösningar, leda förändringsarbetet och bygga dem. Hos Alice fick vi allt på ett ställe och har under ett års tid implementerat flera lösningar som ökat effektiviteten så mycket att ett helt team kunnat tas bort. Alice Salesbot har i praktiken ersatt ett helt team — vi har en koordinator som pratar med Alice, och lägger bara manuell tid på specialfall."
Andreas Wilhelmsson
VD och medgrundare, Supernormal Greens / Ljusgårda
Varför detta fungerade
- 1.Automatisera det repetitiva, frigör människor för det strategiska. Säljarna spenderade 80% av tiden på operationella uppgifter – nu kan de fokusera på kundrelationer och tillväxt.
- 2.SMS slår telefon för rutinordrar. Butikerna föredrar att svara när det passar dem, inte när säljaren ringer.
- 3.Prediktiv data skapar proaktivitet. Genom att analysera historiska ordermönster kunde boten föreslå beställningar innan butiken ens tänkt på det.
- 4.Snabb implementation minskar risk. 6 veckor till produktion betyder snabb feedback och möjlighet att iterera.
- 5.Human-in-the-loop för edge cases. AI:n hanterar volymen, människor hanterar komplexiteten.
När denna lösning INTE passar
- ×Om era kunder kräver personliga relationer för varje order (t.ex. high-touch enterprise-försäljning)
- ×Om ordervolymen är för låg för att motivera automatisering (under 50 ordrar/vecka)
- ×Om era produkter kräver omfattande konfiguration eller specialanpassning per order
- ×Om ni saknar historisk orderdata att träna prediktiva modeller på
Passar detta er?
- Ni har repetitiva orderprocesser som tar tid från ert team
- Era kunder beställer regelbundet liknande produkter
- Ni har historisk data på ordermönster
- Ni vill frigöra säljteamet för mer strategiskt arbete
- Ni söker skalbarhet utan proportionell personalökning
Vill ni uppnå liknande resultat?
Boka ett kostnadsfritt introduktionssamtal för att se hur AI kan transformera er verksamhet.
Boka introduktionssamtalOm Alice Labs: Vi är en svensk AI-byrå som hjälper företag att implementera AI-lösningar som faktiskt fungerar. Från AI-agenter och automation till AI-driven SEO – vi bygger system som skapar mätbara affärsresultat.